Arsip Nasional Indonesia (ANRI) Lakukan Uji Petik Arsip Fakultas Ekonomi (FEM) IPB University

Uji petik arsip FEM IPB University dilaksanakan pada tanggal 15 Juni 2022 oleh Tim Verifikasi Lapangan Kearsipan Eksternal  ANRI didampingi Tim Kearsipan Unit Arsip (UA) IPB University  selaku Pembina Kearsipan di lingkungan IPB University. Kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan Audit Sistem Kearsipan Eksternal (ASKE) ANRI 2022 ke IPB University.  

Kedatangan Tim Verifikasi Lapangan Pengawasan Kearsipan Eksternal ANRI  yang terdiri dari ketua Tim “Dra. Nurgamah, M.Pd. (arsiparis ahli madya ANRI) beserta anggota Tim Nia Pertiwi S.Hum (Arsiparis Ahli Muda ANRI) dan Marafina Anggraeni Refoltine, S.E.  (Auditor Muda) diterima di Ruang Sidang FEM  Kampus Dramaga IPB University oleh Wakil Dekan Bidang Sumberdaya, Kerjasama dan Pengembangan  FEM IPB University bersama sejumlah pengelola arsip di lingkungan FEM IPB University terdiri dari para arsiparis dan tenaga kependidikan non arsiparis.

Dr.Tanti Novianti, SP, M.Si. selaku Wakil Dekan Bidang Sumberdaya, Kerjasama dan Pengembangan  FEM IPB University  dalam kesempatan ini  menyampaikan  ucapan terima kasih kepada Unit Arsip  IPB University yang telah memberikan pembinaan kearsipan secara berkesinambungan, sehingga FEM IPB University ditetapkan menjadi salah satu tempat uji petik arsip dalam kegiatan ASKE ANRI 2022.  Predikat BAIK sebagai hasil penilaian dalam kegiatan pengawasan kearsipan internal  yang dilakukan UA IPB sebelumnya  terhadap sistem pengelolaan arsip FEM IPB University  mendorong FEM IPB University untuk terus berupaya memperbaiki diri sekaligus meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan yang berlaku.  Peran penting arsip sangat dirasakan dalam mensuport kegiatan di FEM IPB University, terutama bila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali ujarnya.

Ketua verifikasi lapangan kearsipan ANRI menjelaskan tentang pengawasan kearsipan yang  dalam  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan diantaranya menyebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya untuk perlindungan kepentingan negara. Oleh karena itu untuk mewujudkan pencapaian tujuan tersebut maka perlu dilakukan  pengawasan kearsipan  yaitu proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan setiap pencipta arsip di berbagai Instansi di seluruh Indonesia termasuk di lingkungan Perguruan Tinggi. Kegiatan dilaksanakan melalui Audit Kearsipan yang meliputi proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independent, objektif dan professional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan di masing-masing pencipta arsip.

Uji petik arsip FEM yang dilakukan di Record Center FEM terlaksana dengan cukup lancar. Ruang  Record Center FEM IPB University nampak telah cukup memenuhi standar kearsipan yang disyaratkan diantaranya  luas ruang RC FEM, fasilitas seperti  alat Pemadam Api Ringan (APAR),  box arsip, rak simpan arsip, meja layanan, alat pengukur suhu ruangan hygrometer”, AC, ATK kearsipan dan beberapa lainnya telah terpenuhi. Selain itu di ruang RC FEM dilengkapi pula dengan alat dan bahan untuk keperluan protokol kesehatan (prokes) seperti alat ukur suhu tubuh standing dan Hand Sanitizer.  Untuk pengelolaan arsip inaktif telah memenuhi kaidah kearsipan diantaranya telah ada daftar arsip inaktif dan  proses  temu kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini terbukti  ketika Tim Verifikasi Lapangan Kearsipan ANRI mohon kepada salah seorang tenaga kependidikan FEM IPB untuk menemukan arsip yang dipilih dari daftar arsip inaktif FEM dan berhasil ditemukan dengan cepat.  Aliran arsip inaktif retensi sekurang-kurangnya 10 tahun dari Departemen ke RC FEM telah dilakukan melalui proses pemindahan arsip dengan disertai bukti berita acara pemindahan walaupun belum semua departemen di lingkungan FEM melaksanakan pemindahan arsip inaktif secara rutin.  Demikian pula terkait pengelolaan arsip aktif yang  dilihat di Departemen Manajemen FEM telah sesuai kaidah kearsipan.  Arsip aktif telah ditata dan disimpan di tempat penyimpanan arsip aktif  (central file) lengkap dengan  daftar arsip aktif.  Tahun 2017  Departemen Manajemen FEM IPB memperoleh penghargaan dari Unit Arsip IPB University atas peran sertanya dalam uji petik arsip program pengawasan kearsipan eksternal ANRI 2017. Keberhasilan Unit Arsip IPB University sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri terbaik ke III tingkat Nasional yang diraih Tahun 2017 tidak lepas dari kontribusi Departemen Manajemen FEM IPB.  Semoga uji petik arsip FEM IPB University dalam program pengawasan kearsipan eksternal ANRI 2022 ini mencapai hasil yang terbaik dan FEM IPB University senantiasa berupaya terus meningkatkan kualitas pengelolaan sistem kearsipannya agar tercapai tujuan TERTIB ARSIP di lingkungan FEM IPB University  sebagai salah satu pendukung keberhasilan organisasi.